目的

这一政策的目的是通过所有的澳门皇冠人员勾勒出利用总体采购的要求和期望。

应用

所有部门预计将遵守这项政策收购的所有货物,材料和服务。

定义

  • 采购 指采购货物和服务的
  • 资本设备 被定义为具有一年以上的使用寿命,每单位$ 25,000最低收购成本属性。
  • 唯一来源-唯一来源是指单一供应商是唯一符合本部门的采购目标。要考虑从出价处理的唯一来源,因此免除,以下条件必须被满足:
    • 所需的实际的产品或服务是唯一的一个,将满足该部门的需要/要求,它只能从一个来源(制造商或分销商)购买。
    • 产品或服务必须匹配或与现有设备或服务不兼容。
    • 所需要的产品是特别需要结合使用具有授权或收缩。
    • 所需要的服务进行控制/由当地公用事业或政府授权。
    • 专业或艺术服务。
    •  一个不寻常的或引人注目的紧迫性存在。

政策声明

澳门皇冠的支持维持和基于这样的理解,各部门都在以确定他们需要运行他们的程序什么是最好的位置,促进采购环境,他们是专家。政策,程序和流程是为了反映使他们在最好的位置,以获得他们及时和具有成本效益的方式需要有效地运行他们的程序,产品和服务的环境,同时确保适当的业务流程遵循。

购买决定是代表大学作出商业决策,因此应以最大的考虑是什么在大学的最佳利益进行。购买还需要以最有效和成本效益的方式来进行。以下政策和程序保证了与外部供应商打交道时,会出现相应的业务流程。

学院的每一个购买交易的目标是获得尽可能最佳的价值。最佳值是通过评估多种因素(如价格,交付能力,质量,过去的业绩,培训,财务稳定性,服务能力,方便订购,付款等),并选择能提供这些因素的最佳结合供应商确定。

学院致力于通过使用具有适当的条件和妥善保护部门,大学,和供应商的条件合同的采购大多数商品和服务。当政策需要的出价,他们是要在开放和竞争的基础上,并没有偏袒进行,以最大限度地对部门和大学的最佳值。感兴趣的供应商将获得公平和公正的考虑。

该学院的采购政策旨在与一般公认会计准则(GAAP),OMB公告A-110,一致OMB公告A-21(CAS - 联邦成本会计准则),以及联邦采购条例(FAR)。高校部门将确保每个交易分类或定义为在特定帐户的支出允许。对于赞助计划,购买某些特定产品可能是不允许的。

应付账款,这是控制器在金融办公室办公的一部分,是所有集中支付活动接触的单点。他们将处理所有采购订单的分派到供应商和流程变更采购订单,当部门提出要求。

权力和责任

如上所述,学院还设立一个采购环境,代表相当大的决策权给各部门。这些活动包括:

  • 确定他们需要运行他们的程序,其产品和服务
  • 开始申请到与该学院合同和协议首选供应商
  • 妥善处理个人购买少于$ 10,000,而创造了超过$ 10,000的购买申请。
  • 为$ 25,000或更多的收购:
    • 征求出价或在适当的时候从证实唯一来源购买。

参与采购流程的员工会理解学院的关于采购和供应商关系的政策和程序的全部责任。购买决定是代表大学作出商业决策,因此应以最大的考虑是什么在大学的最佳利益进行。

如果一个部门利用受控物质,它们都要求有从缉毒局(DEA)的所有相应的许可证。

在购买过程的义务和责任的偏析提供适当的控制。由于购买增加,美元价值和复杂性,所以做的权力和责任,以预留用于购买学院所需的水平。一个部门内职责分离的一个例子如下:

  • 请求者/最终用户(PI,实验室助理,部门助理,财务助理等):
    • 决定他们需要什么
    • 确定是否需要可以通过一个优选的供应商必须满足
    • 研究供应商
    • 征求价格
    • 分析成本和评估其他重要的因素(即输送,客户服务等)
    • 选择供应商
    • 沟通需要授权的请求
    • 跟踪文件和文书工作流
    • 确保根据条款和条件,正确接收订购的货物或服务和合同的完成
  • 审批人(主管,业务经理,实验室经理,有价证券等):
    • 验证交易的合法的商业目的
    • 确定是否需要可以通过一个优选的供应商必须满足
    • 批准申请
    • 验证足够的资金,
    • 确保符合大学的政策以及有关限制使用的资金的适用法规和收购的监管或控制货物
    • 谈判解决与供应商的纠纷
    • 监督和协调使用金融体系和报告购买交易相关的财务报表和
  • 系主任,系主任,教授主管,行政主管部门负责人等:
    • 审查和批准偿付请求和其他特殊的采购交易
    • 批准申请,必要时
    • 监控预算
    • 确保符合大学的政策以及有关的限制使用资金的适用法规和收购的监管或控制的货物。

伦理

商业道德标准将规范所有的采购交易。高校采购政策的违规行为将被报告给系主任,审计委员会和/或学院的一名军官。对于那些违反商业道德标准的纪律处分将采取符合适用的高校政策,直至并包括终止雇用。

大学人员不得索取礼物或接受来自任何供应商或潜在供应商一个显著的礼物。一个“显著礼物”是指任何物品,服务,优惠,资金,信贷,或不提供给他人这可能影响购买决策的折扣。高校人才可以接受琐碎的物品作为一种礼貌,但可能不征求他们。接受社会邀请偶尔商务餐,娱乐和酒店将受到谨慎判断,邀请地方还是显得放置任何义务收件人的场合,频率和选择的设施的适当性。有关礼物的价值或邀请的适当性问题应交由你的上司,以确保符合利率政策学院的冲突。稳健的经营实践中,要求员工不得对大学的决定,如果他们的个人经济利益直接受到的结果。进一步信息,请参考利率政策对教职员工的大学冲突。

程序

合同协议

部门内的最终用户通常没有签署与外部各方的任何合同或协议,在大学的名称权。合同应送金融业务的主管进行审核与波莫纳采购政策的一致性。那么该文件将被转发到授权的奥兰多。目前授权签署合同的人员有:

  • 主席
  • 副总裁/财务
  • 副总裁/机构发展
  • 控制器/助理。副总统
  • 助理控制器,用于房地产和信托管理

在某些情况下,上述人员已授予有限的签名授权另一个position.department椅子/董事可以执行下每年$ 50,000的合同。财务办公室外执行的任何合同的复印件必须发送到财务办公室为他们files.preferably,合同应在工作日自动发送合同,财务办公室创建。

采购订单申请

采购申请创建电子工作日。工作日的指令位于位于澳门皇冠门户工作日链路上的适当的程序手册。

采购申请应使用:

  • 当供应商需要它才能发放信贷
  • 使用亚马逊,cdwg或Office Depot公司通过“连接到供应商的网站”(样片)选项以接收大学的折扣和时
  • 所有的收购超过$ 10,000

创建采购订单(PO)请购单时,一定要输入足够的细节,仔细类型。在下一节中指出,征用将经过审批的业务流程。达到与供应商达成的初步协议或当需要出价被发送到多个供应商时,应要求申请。工作日采购具有称为“对报价请求”,这是投标的优选方法的出价形式。不要等到工作完成,并收到发票。如果您不确定确切的成本,蒲应指示量“不超过”。

采购申请可以一次性购买准备,如文件柜,或在整个财年的多次购买,如一般的办公用品。在某些情况下,一个部门可以允许花费超过其部门预算,因为他们可能有一些限制资金可用于该购买,或者他们可能有几个部门预算和其他预算的一个有盈余。这些都是以个人为基础和对处理 助理控制器财务规划和分析 将与应付帐款人员的工作和 助理控制器金融办 和部门人员制定出合适的解决方案。

批准 - 发票/ RFC / PO征用/采购卡

一般:

  • If the transaction is <=$25k the Cost Center Manager provides final approval
    • 如果一个程序,补助,项目或礼物的交易,其将被路由到分配给该计划,拨款,项目或个人的礼品(S)
  • If the transaction is >$25K it will then move to the appropriate Assistant Vice 主席/Associate Dean/Executive Director
  • If >$150K it moves to the appropriate Vice 主席/Dean and
  • If >$500K it moves to the Treasurer
  • 购买产品和$ 2,500的服务或更多的使用联邦补助资金也需要资助的研究办公室的批准。
  • 任何旅行报销要求主管的签名。 注意: 旅行报销是使用用于检查(RFC)的形式,其副本的位于波摩那门户的金融标签上的请求的手动过程。

采购订单申请(除了上文)

  • 购买超过$ 10,000需要婆除了:
    • 偿还员工
    • 专业服务(即律师,工程师,建筑师)           
    • 小钱
    • 邮资
    • 奖金和酬金
    • 订阅
    • 会员资格和会费
    • 注册
    • 校际支付
  • 联邦拨款购买至少需要两份标书,除非鞋底%的来源 统一管理的要求,成本的原则,以及联邦奖项审计要求 (或均匀的指导)。
  • 购买大于$ 25,000个相关的所有其他事务需要至少两份标书,除非唯一来源。
  • 助理控制器金融办批准POS高达$ 50,000
  • 控制器批准POS $ 50,000以上

订单

一旦采购申请被批准后,采购订单将被发出,通知发送给请求者。该系统提供一个购买订单数然后变为基准数时发票是对采购订单被施加。

您希望已包括在采购订单上的所有信息应列入采购申请。所有采购订单发送给供应商。供应商被指示发送发票到财务办公室地址。做到这一点,让我们享受折扣优惠,如果可能的话,在具有条件,即2%的折扣,如果在10天内支付的任何发票

一个单一的采购订单可以充电为多个帐户提供的账户是为代价所取得的类型适当的分类。

物品处理发票排序,采购订单

购买交易完成后,货物或服务已收到和供应商已支付之后。在发出采购订单时,该部门承担相应的责任,以确保供应商的是在适当的时间内支付。通过工作日提前购买发出采购订单,专款专​​用抵押和闲置支付这些债务。该累赘是不是合同,而是确保所需的资金可用。应付账款支付发票,为高校包括用于外部供应商采购,员工报销和独立承包商付款。

当由财务处收到发票,发票副本将使用供应商发票工作台任务转发给请求者输入到工作日。对于使用穿孔所得样片选项申请,发票直接加载到工作日这需要由请求者没有发票输入。如果PO可以关闭,请在评论中注明。   

Payment Terms & Penalties

生成后,它的每一个供应商的发票是到期的一段时间内付款。这个

在接收到发票之后通常计算为天数。该学院的支付供应商发票的标准是三十在收到发票后30天。这被称为“净30”学院的付款条件必须支付及时的义务。未能遵守付款条件往往会导致:

  • 信用冻结,如果供应商拒绝填充任何后续订单,直至债务余额已支付。
  • 较为不利的条件,其中一个供应商收取滞纳金,甚至要求提前付款。
  • 在未来的购买价格较高。

供应商可以并处一个或多个上述行为对整个学院即使纠纷只涉及一个学院内部门。应付账款部门做什么是必要的,以防止任何上述情况的发生,而健全的财务控制范围内行事。各部门必须确保采购是正确占工作日。

该学院是不是从设备上,酒店房间或餐厅用餐免征营业税。

支付过程

一旦任何差异已经被纠正,该检查则打印。通常情况下,有检查运行和一周的每一天检查disbursals。支票上都印有一个自动签名(S)硬编码到系统中。财务处还提供了一个直接存款服务,员工和供应商。一个单独的付款运行产生直接存款和文件传输到银行信贷到合适的银行账户。

要求新的供应商

如果供应商需要被添加到工作日,请求者必须完成在工作日供应商请求。这个过程是通过应付账款,谁首先将验证供应商是否已经存在于系统中,也可以决定是否增加一个供应商之前检查其它几个来源(联邦“不使用”名单,美国财政部等)管理。 AP也将获得来自供应商签署的W-9 /供应商的数据记录。

额外的特别批准

限制商品。 购买某些商品,例如任何放射性元素或大型设备的,可能需要特殊的步骤和/或从所述另外的批准 教务主任办公室 才可以被收购。

系统访问

各部门负责确定谁有权访问工作日获得总帐活动报告(预算与实际)。接受访问的会计制度的要求后,财务运营总监,负责建立适当的人员和维护访问。 

执行/后果

员工必须被授权提交学院的资源来购买。大学教师和工作人员有责任遵守政策的所有部分。使用不当采购权的例子包括:

  • 拉丝或分裂一个大的购买成两个或多个更小的订单,以避免投标要求和审批。
  • 使用不适当的图表字符串或帐户代码。
  • 利息和/或不良道德行为的冲突。
  • 不正确的,误导性的,或欺骗性使用单一来源理由或投标文件或任何相关的信息。部门和个人,将受到未能按照政策和程序来处理采购纪律处分。这可能包括:
    • 下放采购权的取消对个人或部门
    • 雇员可能被推荐为通过人力资源学科

环保意识

对环境的影响应在采购决策,可以考虑在适当的时候。澳门皇冠鼓励部门要考虑使用的产品和服务,影响环境低于竞争产品,当它是一个很好的最好的价值作出这样的决定。基于所有权分析的透彻总成本的好最佳价值决定认为该项目的初始成本,以及因素,如:

  • 能源效率。 购买设备是能源之星评级(或者,如果没有能源之星评级,设备是高效节能)。能源之星是一个程序,帮助企业和个人保护通过提高能效,环境。
  • 装运材料。 购买被运输时是可回收或可重复使用和由回收内容(即纸板箱)制成的容器的产品。还要求当多个项目被排序用于递送同时批量包装。
  • 回收的内容。 购买带有适合预期用途再生成分制成的产品。寻找的消费后含量高的比例。 “消费后”是曾担任其预期的目的,并已丢弃由企业或消费者处理或回收材料。其它回收成分包括交工业废物其是副产物的制造方法,将通常不会在该过程中重复使用的。
  • 其他。 供应商的环保性能和/或制造商也应考虑,如废物预防,减少废物,污染防治,清洁的空气和水的方案,再利用的材料,废料的最小化,以及任何其他绿色工厂的举措,等。

通过拍卖购买商品

在一般情况下,高校不鼓励使用网络拍卖和拍卖行,以使商品和服务的定期购买的一种手段。然而,有时候,很难找到或专门的项目可以通过拍卖过程成为可供购买。对于这些情况,学院指导原则概述如下:

  • 使某些拍卖行/网站提供保护,防止购买有缺陷或错误描述商品。所有竞价采购,该部门应确保拍卖行/网站允许退款,如果必要的话,之后的货物进行物理检查接收。
  • 该部门应当记录并完全理解所有担保和由卖方或拍卖提供其他保护措施。
  • 需要所有竞价采购文件:
    • 被购买的商品的描述
    • 通过拍卖购买的,为什么需要项目说明
    • 决算
    • 购买确认的副本
    • 列表或市场价格可比项目的其他卖家
    • 文档描述了所有的担保
  • 在基于网络拍卖网站购买,学院P-卡应该用于支付。
    • 对于非基于web的购货不足$ 10,000,供应商发票应在工作日创建        
    • $ 10,000或以上的购买,征用应发出这将导致发出采购订单。