澳门皇冠,与其他克莱蒙学院以来,已实施了工作日的费用模块。此模块允许创建的开支报告,其中包括 使报告可以为每拍摄行程创建P存储卡和报销交易。

相反,该模块还允许因为是模块实施之前,甚至在每周或每天的交易将美国银行每天上载的情况下,每月的基础上建立的对卡报告。根据需要,还可以创建单独的费用报销报告。

注意: 无论使用哪种方法,所有的p卡交易必须分配/编码和由10个工作日批准 这个月的工作日。

工作助手位于下一个工作日环节的工作助手部分门户网站。以下是波莫纳的报销和P卡政策的总结。

信用卡/采购卡(采购卡)购买

采购卡波莫纳教职员工财务处问题,使采购过程更加高效。在p卡的功能类似于一张信用卡(它在卡面上签证的标志),并直接由学院支付给美国银行(B的)。 

获得采购卡或申请提高信用额度的采购卡,登录 工作日的网站 和搜索的要求购买卡“,并完成必要的字段。详细的工作助手位于在工作日链接 我的校园门户。一旦获得批准,该卡将在10天内提供。你会被金融办公室联络时,它是可用的。

本文所包括的政策是与P存储卡购买一般支出审批:

  • 大多数卡有$ 2,500预设的最大单采购水平。  注意: 如果这需要因更改为一个特定的事件,请有VP在事件之前通知助手控制器财务所以该卡可以被更新。这将防止卡在拒绝购买时。
  • 费用报告必须在工作日批准,并包括信用卡帐单和收据的B,由 每个月的10个工作天
    • 详情 收据必须依附于任何交易超过$ 25美元。  
    • 不与适当的文档支持超过$ 75.00更大的交易将被视为应纳税所得额的持卡人。
    • 超过$ 10,000购买的是 允许;这种费用应通过在购买之前工作日采购模块处理;如果超过$ 10,000交易和付款,采购卡将被取消。
    • 每个费用的描述应该在报告的备注字段进行记录。当P卡被发放给持卡人与编写报告的具体说明中给出。
    • 经营宗旨吃饭和旅行都必须记录. 在午餐会与会者的名字必须提供,除非它是一个大聚会,然后与会者和组关系的总体数量必须注意。
    • 酒店详细开本必须包括在内。
    • 持卡人 强烈反对 从旅行或购买商品为高校在使用其个人资金或个人信用卡。
  • 员工礼品
    • 优点礼物气馁,所有功德型“奖励”应该在员工审查过程中予以考虑。但是,如经人力资源,在$ 100的礼物是可以接受的。员工姓名必须列入费用的说明
      • 给出任何量被认为是工资给员工,并且必须添加到每个国税局规定员工的W2现金/礼券都望而却步
    • 低于400 $成果奖是可以接受的免税员工 如果:
      • 它被授予服务年限(须在5年工龄后)
      • 它被授予安全成绩,除非:
        • 员工是经理,管理员,文员或其他专业
        • 该部门员工的10%以上都已经接受了安全奖。
  • 波莫纳采购卡不能用于个人开支。 如果个人开支无意中购买的,资金应立即通过收银员使用的“财务”标签下的门户网站提供押金的形式退还。
  • 报销利用预付借记卡或电子支付应用程序,如PayPal和venmo等部门直接支付给学生/教师/人员不允许,除非金融办公室事先批准。  可能需要预付卡的情况下应使用预付现金给员工或备用金由财政局认定的学生或其他手段来处理。收据仍需要明确的现金任何提前。
  • 如果使用报销的每日津贴方法,不要用p卡来支付任何餐交易。

如果您的采购卡报告已欠费财务办公室保留的权利:

  • 负责所有事务将经营预算中适当的类别
  • 停用您的采购卡
  • 使收费应税到您在W2如果不提供适当的备份。

预支差旅费和一般报销

财务处报销差旅费用时适当的收据证明。费用报告应内完成 旅行30天 附有除了杂费和如果使用的偿还的按日方法收据。作为原始收据被扫描并连接到在工作日的费用偿付原始收据不再需要。 90天后收到报销可征税的员工。

在用于扫描的准备,报销单据可以一起在一张纸上扫描或单独扫描取其是优选的。  我们建议通过整合成本中心,补助或项目单独的PDF文档中的收入,使其更容易审查的交易。  在工作日的费用报表字段将供有关与会者和经营宗旨所需要的文档。如果有什么收据上以任何理由书面,请写信清晰和墨,这将明显地扫描。

行程的进展可以由接收:

  • 创造一个工作日支出的授权和检查“预借现金”框

当接收到旅行的进步,费用报告必须完成 30天之内 行程结束,并在工作日提交。在90天报销可征税的员工。

  • 如果提前为 更多 比旅费,开支报告在工作日完成选择已创建的支出授权。费用报告完成后,安装相应的收据。一旦提交,供其参考费用报告数量的剩余金额的支票必须给收银员清除前进。
  • 如果提前为 除差旅费和资金将偿还给游客,费用报告在工作日完成选择已创建的支出授权。费用报告完成后像往常一样,安装相应的收据。一旦获得批准,资金将可以报销。

报销最大值

澳门皇冠从如果采购卡已发出采购从个人基金业务有关的用途项目鼓励员工。  零用现金,采购订单和采购卡,可满足采购需求。如果支付的所有其他方法都已用尽,但是,报销最高可达每发生$ 500是允许的。  该政策适用于所有报销,除了旅游及与旅游相关的费用。  所有报销应工作日之内购买/旅行后30天内提交。

通常,厂商都愿意信用延伸到大学。如果需要用一个新的供应商建立信用,应付账款专家可以协助这一进程。

了解有关附加性财政政策的信息,请参阅 金融办 - 指南支付和采购流程 的财务选项卡上 我的校园门户.